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Zahlungsausfälle vermeiden: 5 Praxistipps, mit denen Gründer ihre Liquidität sichern
21. Oktober 2025, 15:09 :: Finanzen | Startups
Autor: lgraef
Zahlungsausfälle sind ein Risiko, was von Gründerinnen und Gründern oft unterschätzt wird. Auch wenn die eigenen Produkte oder Dienstleistungen erfolgreich verkauft werden, kommt es immer wieder vor, dass gestellte Rechnungen nicht pünktlich oder im schlimmsten Fall gar nicht beglichen werden. Das belastet die Liquidität, kostet Zeit und Nerven und kann auch das Wachstum des eigenen Unternehmens unnötig bremsen.
In diesem Beitrag zeigen wir dir fünf konkrete Tipps, mit denen Gründer und Startups Zahlungsausfälle wirksam vorbeugen können .
Tipp 1: Die richtigen Kunden auswählen und Risiken früh erkennen
Schon bei der Kundenauswahl können einige Dinge beachtet werden, die das Risiko, dass es später zu Zahlungsausfällen kommt, deutlich reduzieren.
Ein Beispiel dafür ist die Prüfung der Bonität. Mit Hilfe einer Bonitätsprüfung lassen sich Informationen über Unternehmen gewinnen, die Rückschlüsse auf die Zahlungsfähigkeit erlauben. So können problematische Geschäftspartner schon vor Vertragsabschluss und damit sehr frühzeitig erkannt werden.Erstinformationen bietet z. B. die Schufa-Firmenauskunft oder Creditsafe. Für wiederkehrende Geschäftspartner lohnt sich ein automatisiertes Bonitätsmonitoring.
Neben der Bonität sind auch die Branchen- und Unternehmensgröße relevante Kriterien für die Beurteilung der Zahlungsfähigkeit bzw. dem Zahlungsverhalten. Branchen mit hoher Zahlungsfrist oder häufigen Liquiditätsengpässen bergen beispielsweise ein höheres Risiko für Zahlungsausfälle. Auch kleine oder neu gegründete Unternehmen können unsicher sein, wenn ihre Finanzlage nicht transparent bzw. noch unsicher ist.
Zusätzlich gibt es einige Frühwarnsignale, auf die Gründer achten sollten. Dazu gehören verspätete Zahlungen schon bei kleineren Rechnungen, ständige Rückfragen zu den Zahlungsbedingungen oder unerwartete Änderungen der Bankverbindung. Wer diese Hinweise ernst nimmt, kann rechtzeitig reagieren und vorbeugen, bevor größere Forderungen ausfallen.
Tipp 2: Zahlungsmodelle clever gestalten und Risiken verteilen
Die Art, wie Zahlungen vereinbart werden, hat ebenfalls großen Einfluss auf die eigene Liquidität. Anstatt vollständige Rechnungen erst am Ende eines Projekts zu stellen, können beispielsweise Ratenzahlungen vereinbart werden. So wird das Risiko von Zahlungsausfällen auf mehrere Zeitpunkte verteilt.
Auch Vorauszahlungen bieten eine Möglichkeit, die eigene finanzielle Sicherheit zu erhöhen, besonders bei größeren Aufträgen oder neuen Kunden ist das sinnvoll. Wer bereits einen Teil der Summe erhält, kann finanzielle Engpässe vermeiden, falls ein Kunde später in Zahlungsverzug gerät oder offene Forderungen nicht zahlen kann.
Zahlungspläne sollten schriftlich fixiert werden und eine Fälligkeit klar definiert sein (§ 271 BGB).
Tipp 3: Proaktive Kommunikation und langfristiger Aufbau von Kundenbeziehungen
Ein regelmäßiger Austausch mit den eigenen Kunden hilft ebenfalls, potenzielle Probleme früh zu erkennen. Wer von Beginn an offen über Zahlungsziele und Rechnungsmodalitäten spricht, minimiert Missverständnisse, die später zu Problemen führen können.
Außerdem kann es beispielsweise sinnvoll sein, vereinbarte Zahlungsfristen aktiv zu begleiten. Ein kurzer Check per E-Mail oder Telefon, bevor die Rechnung fällig wird, kann Verzögerungen bei offenen Forderungen vorbeugen.
Wenn Zahlungen einmal ausbleiben, zeigt sich übrigens in der Praxis oft, dass schon eine freundliche Nachfrage beim Kunden ausreicht, um die Situation zu klären. Häufig handelt es sich um ein Versehen oder einen kleinen Engpass, der schnell gelöst werden kann, bevor formelle Mahnungen erforderlich sind.
Nicht zu vergessen: Ein vertrauensvoller Umgang trägt dazu bei, dass Kunden eher bereit sind, in schwierigen Situationen zu kommunizieren. Probleme wie Verzögerungen bei Projekten oder Liquiditätsengpässe werden so schneller angesprochen, und Lösungen lassen sich gemeinsam finden, bevor Forderungen komplett ausfallen.
Tipp 4: Offene Forderungen überwachen und Mahnprozesse strukturieren
Ein strukturiertes Vorgehen bei offenen Rechnungen spart ebenfalls Zeit und reduziert natürlich auch das Risiko von Zahlungsausfällen. Alle offenen Forderungen sollten systematisch erfasst werden. Zudem sollte regelmäßig geprüft werden, welche Rechnungen bald fällig oder bereits überfällig sind.
Dafür bieten sich digitale Tools bzw. Buchhaltungssoftware an, die teils auch automatisch Erinnerungen erstellen. So lässt sich heutzutage ein Überblick über Zahlungen und die eigene finanzielle Situation sehr einfach behalten.
Sind Forderungen offen, hilft ein klarer Prozess für Mahnungen. Zunächst reicht, wie bereits erwähnt, häufig eine freundliche Kontaktaufnahme zum säumigen Kunden. Danach können, falls notwendig, formale Schritte bis hin zur finalen Mahnung eingeleitet werden. Für die Formulierung von Mahnungen gibt es auch praktische Vorlagen im Netz.
Was wir oft sehen ist, dass Gründer zu lange warten, bevor sie eine offene Rechnung anmahnen. Nach spätestens 14 Tagen ohne Zahlung sollte die erste Erinnerung rausgehen und zwar freundlich, aber bestimmt. Ab dann sollte ein automatisierter Prozess greifen.
Zudem kann auch externe Unterstützung, beispielsweise durch Inkassounternehmen sinnvoll sein, weil diese über spezifische Erfahrungen sowie etablierte Abläufe verfügen und oft ein schnelleres Reagieren seitens säumiger Kundinnen und Kunden bewirken.
Tipp 5: Rechtliche Absicherung und klare Verträge gestalten
Klare Verträge bilden die Grundlage für reibungslose Zahlungen. Gründerinnen und Gründer sollten in Verträge präzise Zahlungsbedingungen, Fristen und auch mögliche Schritte bei Zahlungsverzug festhalten. So wissen Kunden von Anfang an, worauf sie sich einlassen, und Missverständnisse lassen sich ebenfalls vermeiden.
Auch die rechtliche Prüfung von Verträgen kann sinnvoll sein. Kleine Anpassungen oder Standardklauseln, zum Beispiel zu Verzugszinsen oder Mahnfristen, helfen dabei, Forderungen leichter geltend zu machen, falls Zahlungen ausbleiben.
Wer diese Punkte früh berücksichtigt, schafft Transparenz für alle Beteiligten und erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Rechnungen pünktlich beglichen werden.
Fazit: Mit klaren Strukturen Zahlungsausfällen vorbeugen
Zahlungsausfälle gehören zu den größten Stolpersteinen von Unternehmen. Doch, wer von Beginn an auf klare Prozesse, transparente Kommunikation und verlässliche Verträge achtet, kann vielen Risiken effektiv vorbeugen.
Besonders in der Gründungsphase lohnt es sich, Zeit in vorbeugende Maßnahmen und klare Abläufe zu investieren.
Wenn eine Forderung doch einmal offen bleibt, sollte frühzeitig reagiert werden. Denn je früher gehandelt wird, desto größer ist die Chance auf Zahlung. Professionelle Unterstützung durch ein Inkassounternehmen kann dann helfen, Zeit und Geld zu sparen.
Über den Autor
René Hansen ist Geschäftsführer der Hansen Forderungsmanagement GmbH & Co. KG mit Sitz in Köln. Seit vielen Jahren unterstützt er Unternehmen dabei, ihre Liquidität zu sichern und offene Forderungen effizient und rechtssicher zu realisieren.
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