- Monday, 08.12.25, 18:00 - 21:00 Uhr
- STARTPLATZ, Im Mediapark 5, 50670 Köln
Shared Desk und Co.: Wie smarte Tools das Büro revolutionieren
25. Juli 2025, 15:37 :: Allgemein | Startups
Autor: lgraef
In den vergangenen Jahren hat sich die Art, zu arbeiten, massiv verändert. Das klassische Büro mit fest zugeteilten Schreibtischen für jede Mitarbeiterin und jeden Mitarbeiter wird immer seltener. Dafür finden kollaborative und flexible digitale Arbeitsplätze immer mehr Einzug in den Bürokomplexen von Firmen und Unternehmen. Hierbei wird diese Revolution in den Büros stark von smarten Tools vorangetrieben, die helfen Büroflächen transparent und effizient zu nutzen und das sogenannte Desk-Sharing-Prinzip zu etablieren. In diesem Artikel wollen wir ein wenig in die smarte Zukunft des Arbeitens eintauchen.
Flexibilität statt fester Schreibtisch: Das Shared-Desk-Konzept
Flexible Office, Hot Desking oder auch Shared Desk sind Begriffe, die alle ein modernes Arbeitsmodell beschreiben, bei dem Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht mehr auf einen festen Arbeitsplatz in einem Büro angewiesen sind. Vielmehr gibt es eine gewisse Anzahl an Schreibtischen für alle Mitarbeitenden und man kann sich jeden Tag flexibel für einen anderen Arbeitsplatz entscheiden.
Dieses Shared-Desk-Konzept bietet eine ganze Reihe von Vorteilen:
- Bessere Flächenauslastung: Unternehmen können Büroflächen effizienter nutzen und leere Arbeitsplätze besser vermeiden.
- Kosteneinsparungen: Durch weniger verwaiste Schreibtische können Unterhaltungs- und Mietkosten reduziert werden.
- Teamwork und Vernetzung: Durch wechselnde Sitznachbarn entstehen immer wieder neue Kontakte und das Teamwork wird verbessert.
- Anpassungsfähigkeit: Die jeweiligen Arbeitsbereiche können an aktuelle Bedarfe angepasst werden. Das verbessert interdisziplinäres und projektbezogenes Arbeiten.
Mit einem Shared Desk Büro kann man frischen Wind in den Arbeitsalltag bringen. Schließlich werden tägliche Arbeitsroutinen aufgebrochen und es wird für ein dynamisches Umfeld und mehr Abwechslung gesorgt. Angesagte neue Konzepte wie Hotelling oder Activity Based Working setzen an diesem Punkt an und kombinieren flexible Buchungstools, intelligente Zonen und neue Räume. Dadurch können Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter immer passende Orte zum Arbeiten im Unternehmen finden.
Arbeitsplatz- und Buchungssysteme: Einfach, digital und passgenau
Wie behält man bei solchen modernen Arbeitsplatzsystemen aber den Überblick über die vorhandenen Arbeitsplätze? Das ist bei smarten Arbeitsplatzsystemen entscheidend und von besonderer Wichtigkeit. Besonders innovativ ist in diesem Zusammenhang das Arbeitsplatz Buchungssystem von Sedeo, welches mit einer intuitiven Web-Applikation den Büroalltag deutlich erleichtern kann.
Bild: Wie sich die Arbeit in den Büros weiter verändern wird
Bildquelle: Werner Heiber via pixabay.com
Das Arbeitsplatzbuchungssystem von Sedeo ermöglicht es Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, flexibel und einfach einen benötigten Arbeitsplatz für den gewünschten Zeitraum auszuwählen. Unabhängig davon, ob man lieber neben einem Kollegen oder einer Kollegin sitzen möchte oder man einen ruhigen Arbeitsplatz für konzentriertes Arbeiten benötigt – die Buchung eines passenden Platzes ist schnell und in wenigen Klicks erledigt. Gerade bei hybriden Teams kann man auf diese Weise ungenutzte Büro-Kapazitäten vermeiden und häufig auf aufwendige Onboarding-Prozesse und Personalbeschaffung verzichten. Mit diesem Buchungssystem kannst du ohne großen Aufwand ein digitales Abbild vorhandener Arbeitsplätze erstellen. Auf diese Weise werden Ressourcen, Räume und Arbeitsplätze übersichtlich dargestellt und in einer Live-Übersicht kann in Echtzeit verfolgt werden, welche Plätze bereits belegt und noch verfügbar sind. Durch die auf diese Weise erreichte Transparenz werden auch Doppelbuchungen vermieden und die Anwesenheit innerhalb von Teams kann besser gesteuert werden.
Individuelle Anpassungsmöglichkeiten bei einem überzeugenden Arbeitsplatz- und Buchungssystem bieten außerdem verschiedene Benutzerprofile, Zugriffsrechte und ermöglichen das Erstellen von individuellen Arbeitsplatzregeln je nach Firmenbedarf. Welches Team darf zu welchen Zeiten welche Bereiche nutzen? Wer hat die Berechtigung, Meetingräume zu buchen? Mit einer solchen Software können viele Dinge im Detail an die Besonderheiten in einem Unternehmen angepasst und in die vorhandene IT-Infrastruktur integriert werden.
Mit Buchungsdaten über eine Plattform ungenutzte Ressourcen entdecken und Auslastung von Büroräumen verbessern
Über eine Web-Applikation können alle Mitarbeitenden und weitere Personen im Unternehmen beispielsweise auch unterwegs per Tablet oder Smartphone auf die angebotene Plattform zugreifen. Dadurch können einzelne Arbeitsplätze spontan gebucht oder auch wieder storniert werden und die Planung bleibt immer flexibel. Interessant ist in diesem Zusammenhang auch die Möglichkeit, dass man mit detaillierten Analysen die Auslastung der vorhandenen Büroräume und Arbeitsplätze immer weiter verbessern kann.
Alle Vorteile auf einen Blick:
- Digitale Buchung, intuitiv und flexibel
- Echtzeitübersicht rund um freie und belegte Arbeitsplätze
- Individuelle Benutzerrechte und Regeln
- Nahtlose Integration auch für mobilen Zugriff
- Auswertungen zu Ressourcen- und Flächenauslastung
Smarte Tools und die Zukunft des Büros
Verschiedene smarte Tools können aber noch deutlich mehr leisten als nur reine Schreibtischbuchungen. Vielmehr können solche intelligenten Lösungen ein Büro in einen Ort von Produktivität, Wohlbefinden und mit hervorragender Vernetzung verwandeln.
Interaktive Whiteboards und digitale Notizbücher
Gemeinsames Arbeiten wird hervorragend durch vernetzte Tools unterstützt. Mit solchen Tools wird Kommunikation vor allem auch projektübergreifend leichter und interaktiver gemacht. Mitarbeitende können an verschiedenen Orten auf digitale Notizbücher zugreifen und interaktive Whiteboards nutzen.
KI-basierte Raumnutzung
Künstliche Intelligenz kann Buchungsdaten, Projektpläne und Nutzerverhalten hervorragend analysieren und dadurch Facilities optimal steuern und auch die Energienutzung und Raumzuteilung perfektionieren. Dadurch werden Ressourcen in einem Unternehmen kosteneffizienter eingesetzt und Büroräume können besser an sich verändernde Anforderungen angepasst werden.
Remote- und Hybrid-Integration
Smarte Buchungssysteme sind auch in der Lage, Büropräsenz und Homeoffice nahtlos miteinander zu kombinieren. Das ermöglicht eine bessere Teamplanung und fördert in vielen Bereichen die Unternehmenskultur. Unabhängig davon, ob alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verstreut im jeweiligen Homeoffice oder vor Ort in den Firmenbüros arbeiten.
Kommende Events
- Thursday, 11.12.25, 17:00 - 20:00 Uhr
- STARTPLATZ, Speditionsstr 15 A, Düsseldorf
- Thursday, 18.12.25, 18:00 - 22:00 Uhr
- STARTPLATZ, Im Mediapark 5, 50670 Köln
- STARTPLATZ
