Buchhaltungskenntnisse, die für den Erfolg einer Neugründung unerlässlich sind

Wer ein neues Unternehmen gründet, sieht sich mit einer Vielzahl an Herausforderungen konfrontiert, zu denen unter anderem die Buchhaltung gehört. Bei der Buchhaltung handelt es sich um einen essentiellen Bereich für Unternehmen, der von großer Bedeutung für den langfristigen unternehmerischen Erfolg ist. Die Digitalisierung erleichtert Neugründern die Abwicklung der Buchhaltung und kann den hiermit verbundenen Zeitaufwand erheblich reduzieren, trotzdem müssen Sie über bestimmte Buchhaltungskenntnisse verfügen, damit es in diesem Bereich zu keinen finanziellen sowie rechtlichen Problemen kommt. 

Die Bedeutung der Buchhaltungspflicht

Für Unternehmen in Deutschland gilt die sogenannte Buchführungspflicht, welche vorschreibt, dass Firmen eine sorgfältige und nachvollziehbare Dokumentation ihrer finanziellen Transaktionen durchführen müssen. Diese Verpflichtung gilt auch für kleine Unternehmen und unabhängig von der gewählten Rechtsform, sodass nicht nur große Konzerne von dieser gesetzlichen Regelung betroffen sind. Für die Neugründung bedeutet dies, dass sich Gründer frühzeitig mit den buchhalterischen Herausforderungen ihres Betriebs auseinandersetzen sollten, um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden. Dementsprechend müssen sowohl die Einnahmen als auch die Ausgaben und die Vermögensgegenstände ordnungsgemäß dokumentiert werden, damit Rechtssicherheit gegeben ist. 

Einhaltung von Fristen und Terminen

Im Rahmen der Buchhaltung gilt es, eine Vielzahl an Terminen und Fristen einzuhalten, wozu unter anderem die Abgabe des Jahresabschlusses sowie die Einreichung der Umsatzsteuervoranmeldung zählen, sofern der Betrieb nicht von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch macht. Das Verpassen einer Frist kann unangenehme Konsequenzen nach sich ziehen, zu denen neben Geldstrafen auch Vertrauensverluste bei Geschäftspartnern und Kunden gehören. Dementsprechend sollten Unternehmen durch ein effizientes Zeitmanagement sowie durch die Implementierung von Systemen zur Erinnerung an wichtige Termine und Fristen sicherstellen, dass alle wichtigen Abgabetermine eingehalten werden. 

Welche Rolle die doppelte Buchführung und EÜR spielen

Bei der Neugründung können sich Gründer grundsätzlich zwischen zwei Arten der Buchführung entscheiden: der doppelten Buchführung und der sogenannten Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR). Wichtig zu wissen ist, dass beide Systeme mit spezifischen Vor- und Nachteilen einhergehen, sodass die Entscheidung für eines von beiden Systemen wohlüberlegt sein sollte. Fällt die Entscheidung auf die doppelte Buchführung, muss diese über einen Zeitraum von drei Jahren beibehalten werden, sodass die hierdurch entstehenden Mehrkosten genau analysiert werden sollten. 

Vor- und Nachteile der doppelten Buchhaltung

Grundsätzlich gilt, dass die doppelte Buchhaltung mit einem größeren Aufwand als die Erstellung einer EÜR verbunden ist, was unter anderem daran liegt, dass am Jahresende eine Bilanz erstellt werden muss. Vorteilhaft ist allerdings, dass sie einen tiefergehenden Einblick in die aktuelle finanzielle Situation des Betriebs ermöglicht, was das Treffen von fundierten Entscheidungen erlaubt. Dies gilt auch für potenzielle Kapitalgeber, die ebenfalls einen besseren Einblick in die Unternehmenssituation erhalten, sodass der Zugang zu Kapital erleichtert wird. 

Ein Nachteil besteht darin, dass für die praktische Anwendung der doppelten Buchführung in der Regel steuerliches und buchhalterisches Wissen benötigt wird, sodass Unternehmer bereits im Vorfeld über entsprechendes Know-how verfügen sollten. Aufgrund der höheren Komplexität entstehen mehr Kosten und die Umsatzsteuerzahlungen sind bereits bei der Buchung fällig, was die Liquiditätssituation des Unternehmens entsprechend belastet. 

Wann Unternehmen auf die EÜR setzen sollten

Entscheiden sich Unternehmen für die Umsetzung einer einfachen Buchhaltung, sind sie dazu verpflichtet, einmal pro Jahr eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung zu erstellen. Die Entscheidung für die Erstellung einer EÜR und gegen die doppelte Buchhaltung können kleine Unternehmen treffen, die gewisse Grenzen bei Umsätzen und Gewinnen nicht überschreiten. Der Umsatz darf etwa in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren die Grenze von 800.000 Euro nicht überschreiten, wobei der Gewinn maximal 80.000 Euro betragen darf. Dies ist bei einigen Einzelunternehmern und Freiberuflern der Fall, die hauptsächlich von niedrigeren bürokratischen Hindernissen sowie geringeren finanziellen Aufwendungen profitieren, wenn sie sich für die Anfertigung einer EÜR entscheiden. Grund hierfür ist, dass bei dieser Art von Buchhaltung lediglich die Einnahmen mit den Ausgaben verrechnet werden, um den Gewinn des Unternehmens zu ermitteln. Dementsprechend fällt der administrative Aufwand erheblich geringer aus als bei der doppelten Buchführung, sodass mehr Zeit in den Aufbau des Kerngeschäfts investiert werden kann. 

Wie moderne Buchhaltungssoftwares Neugründer unterstützen können

Damit es bei der Abwicklung der Buchhaltung zu keinen folgenschweren Fehlern kommt, sollten Unternehmen sich ausreichend Zeit nehmen, um eine geeignete Buchhaltungssoftware auszuwählen und diese in die IT-Infrastruktur der Firma zu integrieren. Mithilfe einer passenden Software können Neugründer alle Aufgaben der Buchhaltung selbst erledigen, was zu hohen Kostenersparnissen führt. Moderne Buchhaltungssoftwares verfügen über eine Vielzahl an nützlichen Funktionen, die den Arbeitsaufwand, der in der Buchhaltung anfällt, deutlich reduzieren können. Durch die Automatisierung von wiederkehrenden Arbeitsabläufen lassen sich zudem unternehmensinterne Prozesse effizienter gestalten, was sich positiv auf die Produktivität des Unternehmens auswirkt.