Wie manage ich meine Zeit richtig? – 4 Tipps für gutes Zeitmanagement

Jeder weiß, wie unbefriedigend es ist, wenn man einen Arbeitstag hinter sich gebracht hat und noch jede Menge Aufgaben auf dem Schreibtisch liegen. Das kann frustrieren, obwohl man den ganzen Tag gearbeitet hat. Man bekommt schnell das Gefühl, zu langsam zu sein. Nun gibt es diverse Methoden, sein Zeitmanagement zu verbessern und zu optimieren. Doch was heißt Zeitmanagement konkret? Zielgerichtete und konsequente Ausführung bewährter Arbeitstechniken, um sich so zu organisieren, dass Zeit sinnvoll und effektiv genutzt wird. Nur wie stellt man das an? In diesem Artikel befinden sich Tipps, wie man das Stressaufkommen entschärfen kann.

1. Produktive Zeitfenster schaffen

Das bedeutet, eine effektive Arbeitszeit ohne Störfaktoren zu schaffen. Störende Faktoren können ein klingelndes Telefon oder ein ständig aufpoppendes E-Mail-Fenster sein. Das lenkt ab und raubt wertvolle Zeit. Auch ein „Bitte nicht stören“ Schild an der Tür kann für zusätzliche Ruhe sorgen. Auch die Definition fester Öffnungs- oder Sprechzeiten gegenüber Kunden ist sinnvoll. Die kann beispielsweise auf der eigenen Website bekannt gegeben werden. Diese kann durch kostenloses Webhosting kostengünstig angelegt werden. Häufig gestellte Fragen können auf der Website, etwa auf einer FAQ-Seite beantwortet werden. Um produktiv arbeiten zu können, muss sich die benötigte Zeit freigeschaufelt werden. Während der konzentrierten Zeit sollten sämtliche Kommunikationskanäle auf „beschäftigt“ gestellt werden.

2. Realistische Ziele setzen

Vielleicht gehört man selbst auch zu den Menschen, die sich To-do-Listen schreiben, mit denen man ein ganzes Zimmer tapezieren könnte. Sie sind viel zu lang und im Laufe des Tages kommt immer noch etwas dazu. Hier lautet die Devise: weniger ist mehr. Natürlich motiviert es, etwas von der Liste abhaken zu können, doch genauso frustriert es, wenn am Ende des Arbeitstages noch viel Liste übrig ist. Aufgabenlisten sind sinnvoll und helfen uns dabei, das, was wir tun müssen, zu verbildlichen. Doch sollte man sich immer auf die wichtigsten Dinge fokussieren und diese systematisch abarbeiten. Auch sollten keine neuen Aufgaben hinzugefügt werden, das sorgt nur für Chaos im Kopf. Der nächste Tag kommt bestimmt, dann kann erneut eine Liste erstellt werden. Niemand wird sich hingestellt haben und die Arbeit erledigt haben.

3, Weniger ist mehr

Meetings sind grundsätzlich wichtig, doch überschreiten diese meistens das gewünschte Zeitkontingent. Sitzungen sollten nur zu Themen abgehalten werden, die nicht per E-Mail oder Telefon behandelt werden können. Bei den Meetings selbst sollte peinlichst darauf geachtet werden, dass Themen nicht ausarten. Deshalb ist es wichtig, immer wieder die Gespräche bei Ausschweifungen auf den Punkt zu bringen. Eine Faustregel lautet: Nicht mehr als drei Themen in ein Meeting zu nehmen, da irgendwann die Aufmerksamkeit sinkt und nur noch wenig Produktives dabei herauskommt. Deshalb sollten die Themen immer mit Bedacht ausgewählt werden und die jeweilige Sitzung gut vorbereitet sein. Das Vorbereiten von Infozetteln oder Arbeitsmaterialien kann ebenfalls eine Zeitersparnis bringen.

4. Abgeben schafft Freiraum

Vielleicht besteht die Möglichkeit einige Aufgaben zu delegieren. So schafft man sich Zuarbeiter und kann sich um wichtigere Dinge kümmern. Man muss sich selbst ehrlich fragen: Muss ich wirklich alles selbst erledigen oder könnte das nicht auch ein Mitarbeiter oder im privaten Bereich mein Partner etc. übernehmen? Loslassen ist nicht immer leicht, aber erleichtert doch Vieles.

Ein schlechtes Zeitmanagement kann krank machen

Wer immer auf Hochtouren läuft und sich keine Verschnaufpause gönnt, ist hochgradig gefährdet, gesundheitlichen Schaden zu nehmen. Es beginnt zumeist mit Kopfdrücken und Magenkneifen oder einem nervösen Darm. In schlimmen Fällen können Herz-Kreislauf-Probleme dazu kommen. Auch ein Totalausfall ist nicht abwegig. Hier spricht man dann von einem Burn-out. Wenn es erst einmal so weit gekommen ist, steht einem eine lange Genesungsphase bevor. Deshalb sollte am besten von Anfang an das Thema richtiges Zeitmanagement mit an oberster Stelle stehen, wenn man plant, sich selbstständig zu machen. Aber auch im privaten Bereich ist eine gute Organisation oft das A und O. Stress kann sich in allen Lebensbereichen entwickeln und es gibt immer eine Lösung, diesen zu minimieren.