Zollwissen für Startups: 6 Tipps für eine reibungslose Zollabfertigung

Zollwissen für Startups: 6 Tipps für eine reibungslose Zollabfertigung

5. April 2022, 09:56 :: Allgemein

Autor: Gastautor

Sobald das eigene Startup wächst und man anfängt, die ersten Waren zu exportieren, kommt man mit dem Thema Zoll in Berührung. Gerade als Startup, wenn man noch nicht so erfahren in Sachen Import und Export ist, stellen sich hier einige Fragen: Wie läuft die Zollabfertigung ab? Welche Dokumente brauche ich? Worauf muss ich besonders achten? Damit bei deinen Paketen die Zollabfertigung reibungslos abläuft haben wir dir hier 6 Tipps zusammengestellt.

Zollabfertigung – was ist das und wie funktioniert sie?

Jede Sendung, die in ein Land ein- oder ausgeführt wird, passiert den Zoll. Diese Zollstellen gibt es in jedem Land und sie alle haben ihre ganz eigenen Vorschriften. Für eine problemlose Zollabfertigung werden bestimmte Dokumente benötigt, oft muss auch eine Zollgebühr bezahlt werden.

Der Prozess der Zollabfertigung geht dann wie folgt vonstatten: Die Zollbeamten prüfen die erforderlichen Dokumente und stellen anhand dieser fest, ob Steuern bzw. Zölle für die jeweiligen Waren erhoben werden müssen. Falls dies der Fall ist, werden die Beträge vom Zollamt vom Paketempfänger eingefordert – sofern der Versender des Paketes diese nicht schon im Vorhinein beglichen hat. Sind alle Zölle entrichtet und die Dokumente vollständig, wird das Paket freigegeben und kann die Grenze passieren.

Damit das alles einwandfrei über die Bühne geht, gilt es ein paar Dinge zu beachten.

Tipp Nr. 1: Informiere dich über die Zoll-Bestimmungen

Bevor es überhaupt an den eigentlichen Versand deiner Waren geht, solltest du dich gut über die Zollbestimmungen im jeweiligen Zielland informieren. Recherchiere über die Vorschriften, Gesetze und Verbote, bringe in Erfahrung, welche Dokumente du für eine reibungslose Zollabfertigung brauchst und ob für deine Art von Waren spezielle Lizenzen oder Genehmigungen nötig sind.

Die zuverlässigsten Informationen findest du direkt auf den Regierungswebseiten der jeweiligen Länder. Dort stehen dir eine ausführliche Auflistung aller Zoll-Vorschriften, sowie Informationen über die benötigten Zoll-Dokumente zur Verfügung.

Was für den Export deiner Waren gilt, gilt übrigens auch für den Import. Wenn du beispielsweise Rohstoffe aus anderen Ländern für die Produktion deiner Waren benötigst, müssen auch diese durch den Zoll – und zwar durch den deines Landes. Informiere dich also auch über die Vorschriften in deinem Heimatland.

Tipp Nr. 2: Die Handelsrechnung muss vollständig sein

Wenn du weißt, welche Dokumente du für den Zoll benötigst, ist der nächste Schritt das Ausfüllen bzw. Zusammenstellen dieser Dokumente. Eines der wichtigsten ist – länderübergreifend – die Handelsrechnung. Diese ist das Überblicksdokument für deine Sendung, auf dem alle wichtigen Details zu der versendeten Ware aufgeführt sind. Dieses Dokument solltest du sehr gewissenhaft ausfüllen, denn je mehr Details die Zollbeamten haben, desto schneller und unkomplizierter läuft die Zollabfertigung ab.

Gib in den erforderlichen Dokumenten an, was sich im Paket befindet (möglichst präzise), wie hoch der Warenwert ist, an wen das Paket geschickt wird und wer der Exporteur ist. Das erleichtert es dem Zoll, deine Sendung abzufertigen und die entsprechenden Zölle festzusetzen. So kann diese schnellstmöglich die Grenze passieren und an die Zieladresse weitergeschickt werden.

Auf der Grundlage der angegebenen Daten bekommt dein Paket dann auch eine Zolltarifnummer. Diese ist eine weitere wichtige Information für den Warentransport in ein anderes Land. Dafür werden EU-weit einheitliche Warennomenklaturen genutzt.

Tipp Nr. 3: Dokumente sichtbar am Paket befestigen

Die erforderlichen Dokumente solltest du immer sichtbar direkt am Paket befestigen. Lege sich nicht in das Innere des Paketes, denn das hat immer Lieferverzögerungen und Probleme am Zoll zur Folge. Das liegt daran, dass die Zollbeamten nicht deklarierte Pakete nicht sofort öffnen dürfen. Aus Sicherheitsgründen werden die Pakte einige Zeit am Zoll aufbewahrt und die Beamten versuchen den Inhalt der Sendung ausfindig zu machen, ohne das Paket öffnen zu müssen.

Dadurch verzögert sich die Zustellung der Waren deutlich, was für ein erfolgreiches Geschäft ungünstig ist. Befestige die wichtigen Dokumente also immer gut sichtbar am Paket.

Tipp Nr. 4: Wähle die Lieferklauseln (Incoterms) sorgfältig aus

Zudem ist es wichtig, dass du die Lieferklauseln klar festsetzt. Die sogenannten Incoterms definieren, zu welchem Zeitpunkt die Verantwortung für das Paket vom Versender auf den Empfänger übergeht, wer für die Verzollung zuständig ist und wer welche Kosten übernimmt. Dabei gibt es viele unterschiedliche Formen.

Oft einigen sich die beiden Parteien beispielsweise auf DAP (Delivered at Place). Dabei liefert der Verkäufer das Paket auf seine Kosten bis zu einem benannten Bestimmungsort, wobei auch die gesamte Ausfuhr-Abwicklung und der Transport unter seine Verantwortung fallen. Für die Einfuhr-Abwicklung ist in diesem Fall der Käufer zuständig. Hier sind jedoch auch viele andere Formen möglich, die ihre ganz individuellen Vor- und Nachteile für Käufer und Verkäufer haben. Hier findest du eine detaillierte Übersicht über die Incoterms 2020.

Tipp Nr. 5: Immer Kopien aufbewahren

Wer ein erfolgreiches Startup führen will, für den ist eine gute Buchhaltung unausweichlich. Das gilt auch für sämtliche Zollabwicklungen. Bewahre immer Kopien aller Versanddokumente auf, damit du bei Problemen schnell einen Nachweis zur Hand hast.

Du kannst diese Kopien natürlich in Papierform aufbewahren, eine Cloud-Lösung ist in vielen Fällen jedoch weitaus praktischer. Dabei speicherst du alle Dokumente online ab, was dir eine Menge Papierkram erspart und gleichzeitig mehr Übersichtlichkeit schafft. Für jeden Auftrag kannst du dann ganz einfach einen eigenen virtuellen Ordner anlegen und die Dokumente schnell durchsuchen, wenn du bestimmte Daten brauchst.

Tipp Nr. 6: Informiere dich bei Zoll-Experten!

Die wichtigsten Dinge zur Zollabfertigung hast du jetzt bereits kennengelernt. Dennoch sind bei dem ein oder anderen bestimmt noch detailliertere Fragen offen. Diese richtest du am besten an einen Zoll-Experten, denn professionelle Zollberatungen kennen sich bestens mit den Zoll-Bestimmungen diverser Länder aus. Mit deren Hilfe kannst du Probleme beim Zoll schon vorab vermeiden und die Waren deines Startups problemlos ins Ausland exportieren.


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