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Warenwirtschaftssysteme für Gründer: Darum sind sie so wichtig

6. März 2019, 15:16 :: Aktuelle Trends | Allgemein

Autor: Bianca Kuehn

Wer seine Firma im Einzelhandel oder in der Logistikbranche gründet, der ist ohne ein effizientes Warenwirtschaftsprogramm schlecht aufgestellt. Funktionieren die Geschäftsabläufe eines neuen Betriebes zunächst auch ohne ein übergreifendes System, so kann es dennoch passieren, dass Gründer schnell den Überblick verlieren, wenn das Unternehmen beginnt, in kurzer Zeit enorm zu wachsen. Damit es bei steigenden Verkaufszahlen oder der Erweiterung des Produktsortiments nicht zu Fehlern kommt, sind Firmengründer gut damit beraten, von Anfang an auf ein Warenwirtschaftssystem zu setzen.

Was für Warenwirtschaftssysteme gibt es?

 
Wenn Gründer sich für den Einsatz einer speziellen Software zur Steuerung ihrer Warenströme interessieren, dann sollten sie als Erstes begreifen, wie Warenwirtschaftssysteme funktionieren. Sie dienen hauptsächlich als Schnittstelle zwischen Ein- und Verkauf sowie zwischen Lager- und Buchhaltung. Das bedeutet, sie erfassen kunden- und warenbezogene Daten, liefern Statistiken oder Inventurplanungen und tragen zur Optimierung von zahlreichen Arbeitsabläufen bei. Derzeit sind drei verschiedene Systemarten am Markt erhältlich:

  • Offen: Ein offenes Warenwirtschaftsprogramm kann lediglich eine Aufgabe wie
    beispielsweise die Wareneingänge und -ausgänge bewältigen. Was an Funktionen
    darüber hinausgeht, müssen andere – im besten Fall mit der Software kompatible – Systeme übernehmen.
  • Geschlossen: Geschlossene Warenwirtschaftssysteme decken alle
    betriebswirtschaftlichen Bereiche in einer einzigen Software ab.
  • Integriert: Integrierte Systeme bieten neben einer ganzheitlichen Steuerung des
    Warenflusses auch noch externe Verbindungen zu Lieferanten, Banken oder
    Marktforschungsinstituten an.

Die Vorteile von Warenwirtschaftssystemen für Unternehmensgründer

 
Die Argumente für die Einführung einer speziellen Software für die Warenwirtschaft sind vielfältig. Im Folgenden einige Beispiele:

  • Was Einkauf und Beschaffung betrifft, so werden alle Produkte einheitlich erfasst. Außerdem geben Statistiken Auskunft über Ware, die sich sehr gut bzw. weniger gut verkauft.
  • Ein Warenwirtschaftssystem ermöglicht eine komplette Lagertransparenz sowie Auswertungen und Bestandsprüfungen zu jeder Zeit. Zudem verbessern sich Kommissionierungsarbeiten erheblich.
  • Manche Programme bieten sogar eine Verwaltung von mehr als nur einem Lager an.
  • Ebenso optimieren sich die Verkaufsprozesse. Aufgrund direkter Verbindungen zu Shop-Systemen reduziert sich das Risiko von Leerverkäufen.
  • Der Versand lässt sich soweit automatisieren, dass der Druck von Lieferscheinen,
    Rechnungen und Versandetiketten direkt nach der Bestellung erfolgt.
  • Auch die Inventur oder der Jahresabschluss können Unternehmer mithilfe von
    Warenwirtschaftsprogrammen zügiger abwickeln.
  • Ein weiterer wichtiger Grund, der für den Einsatz einer Warenwirtschaftssoftware spricht, ist die Kosteneinsparung durch eine ausführliche Material- und Bedarfsplanung.
  • Abgesehen von verringerten finanziellen Kapazitäten, findet ebenfalls eine
    beträchtliche Zeitersparnis bei der Erstellung von Aufträgen, Angeboten und
    Rechnungen statt.

Das sollten Unternehmer beim Kauf beachten

 
Damit sich der zeitliche und finanzielle Aufwand für die Einführung eines Warenwirtschaftssystems für Gründer lohnt, sollten sie sich umfassend über die Anbieter am Markt informieren und beraten lassen. Dafür kommen verschiedene Möglichkeiten in Frage: Zum Beispiel können Firmen auf die fachkundige Auskunft eines Experten oder auf eigene Recherchearbeit setzen. Bestenfalls erfolgt eine Kombination aus beiden Vorgehensweisen. Dieser Online-Guide über Warenwirtschaftssysteme vermittelt Interessierten bereits einige nützliche Daten und Informationen.

Wissen Firmengründer schließlich, auf welche Eigenschaften und Funktionen sie bei der Software Wert legen, empfiehlt es sich, einen detaillierten Leistungskatalog mit K.O.-Kriterien anzulegen. Kann ein Anbieter eines dieser Kriterien nicht erfüllen, sollte er konsequent von der Liste gestrichen werden.

Absolut notwendig ist auch eine eingehende Schulung des Personals für den korrekten Umgang mit dem neuen Programm. Es ist ratsam, genaustens abzuklären welcher Mitarbeiter auf welche Bereiche des Systems ein Zugriffsrecht hat. Ein durchdachtes Berechtigungskonzept kann hier Abhilfe schaffen und ist in Zeiten der Digitalisierung für eine sichere Datenverwaltung unverzichtbar.

Fazit

 
Die Nutzung eines Warenwirtschaftssystems beinhaltet insgesamt viele Vorteile, die vor allem Unternehmensgründer mithilfe von automatisierten Betriebsabläufen von Beginn an unterstützen können. Sie ermöglichen ihnen damit mehr Fokussierung auf das wesentliche Kerngeschäft und tragen zur Produktivität der Firma bei. Ob ein offenes, geschlossenes oder integriertes Programm in Frage kommt, hängt von der Branche, den Produkten und den Zielen des betreffenden Unternehmens ab. Das gleiche gilt für die konkrete Auswahl des passenden Anbieters.

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