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Digitalisierung in der Buchhaltung: Die besten Tipps für Startups

19. Juli 2019, 15:36 :: Aktuelle Trends | Gastbeitrag

Autor: Janina Singh

In den letzten Jahren hat es fast schleichend einen Übergang von der papiergetriebenen hin zu einer nahezu papierlosen Buchführung gegeben. Die Steuererklärung oder die Umsatzsteuervoranmeldung digital an das Finanzamt zu übermitteln, erweist sich nicht nur als immense Zeitersparnis, sondern spart ebenso eine Menge Papier, Kosten und Wege. Mittels Buchhaltungssoftware ist es heute zudem auch ganz einfach, die einzelnen Belege zu erfassen und zu buchen. Doch welche Entwicklungen warten in diesem Bereich und welche Vor- und Nachteile hat das papierlose Büro für Selbständige und Unternehmer?

Der Trend: Belege lassen sich digital erfassen!

 

Für einen Selbständigen war es in früheren Jahren oft sehr zeitaufwendig, den sogenannten „Papierkram“ auf die Reihe zu bekommen. Jedes Stück Papier musste gesammelt, erfasst, geordnet und in Ordner abgeheftet werden. Beispielsweise fehlte es einem Handwerker ohne Mitarbeiter an Zeit, sich am Abend seiner Buchhaltung zu widmen, weil er den ganzen Tag einen Kunden betreute. Also wurden Belege aller Art, deren Erfassung noch bevorstand, erst einmal im berühmten Schuhkarton gesammelt, ehe der Unternehmer selbst oder der Steuerberater diese wieder ordnen durfte.

In der heutigen Zeit geht dies viel leichter, da das Gros der Selbständigen ein Buchhaltungsprogramm nutzt. Gute Buchhaltungssoftware ist inzwischen soweit ausgereift, dass Belege überall und sofort erfasst werden können. Das bedeutet: Mit einer App auf dem Smartphone kann ein Beleg an Ort und Stelle fotografiert werden, der dann automatisch im entsprechenden Account erscheint.

Bei einigen Programmen geht die automatische Belegerfassung weit über eine reine Speicherung des Dokuments hinaus. Alle wichtigen Angaben wie der Rechnungsbetrag, der Rechnungsabsender und auch die Umsatzsteuer werden zudem erkannt und automatisch richtig gebucht. Dies bedeutet eine enorme Zeitersparnis, da manuelle Arbeiten zu einem großen Teil entfallen. Darüber hinaus nimmt die Software gleich die richtigen Buchungen vor, was den Nutzer weiter entlastet. So wird der Buchhaltungsaufwand auf einen Bruchteil reduziert.

Tipps für eine effektive Buchführung

 

Mehr Effektivität und Effizienz in der Buchhaltung wünschen sich jeder Selbständige und Unternehmer. Doch was ist dabei eigentlich zu beachten?

  1. Belege am besten sofort erfassen
    Das A und O für eine korrekte Buchhaltung: Jeden Beleg sofort scannen, fotografieren und erfassen, damit kein Vorgang in Vergessenheit gerät.
  2. Anforderungen der Dokumentenspeicherung beachten
    Ein weiterer, wichtiger Punkt sind die Anforderungen an die Dokumentenspeicherung, die im deutschen Recht vor Manipulationen gesichert sein müssen. Dafür benötigt es in erster Linie eine, gegen Angriffe geschützte, VPN-Verbindung (Virtuell Private Network) sowie ein starkes Passwort, welches, vorzugsweise mit einen Passwort-Manager, regelmäßig geändert wird. Da Geräte nur eine begrenzte Lebensdauer haben, abstürzen oder sonstige Fehler auftreten können, sollte in kurzen Intervallen eine Datensicherung durchgeführt werden. Dabei empfiehlt sich eine externe Festplatte, ein USB-Stick oder ähnliches. Auf jeden Fall ein Backup-System außerhalb des Netzwerkes, um die Kontrolle darüber zu behalten.
  3. Aufbewahrungsfristen beachten
    Aufbewahrungsfristen für geschäftliche Dokumente existierten schon seit langem, daher gilt dies ebenso für digitalisierte Unterlagen.

    • 10 Jahre Aufbewahrungsfrist:Geschäftsbücher, Kontoauszüge, Buchungsbelege, Jahresabschlüsse, Inventare.
    • 6 Jahre Aufbewahrungsfrist:Briefe, Lieferscheine, Betriebsprüfungsberichte, Mahnbescheide (falls vorhanden)

Vor- und Nachteile der Digitalisierung in der Buchhaltung

 

Die Digitalisierung der Buchführung bringt eine immense Arbeitsersparnis mit sich. Doch mit diesem und anderen Vorteilen gesellen sich auch Nachteile hinzu:

Vorteile: Enorme Arbeits- und Zeitersparnis

 

Die Vorteile der Digitalisierung in der Buchführung liegen klar auf der Hand:

  • Arbeitsersparnis: Belege einfach fotografisch erfassen oder importieren und gleich buchen lassen: Schneller geht es kaum! Somit sorgt die Digitalisierung in diesem Bereich dafür, dass auch Kleine Betriebe mit wenig Beschäftigen in der Lage sind, dem Buchhaltungschaos Herr zu werden.
  • Mehr Ordnung: Da manuelles Sortieren der Belege nicht erforderlich ist, steigt prinzipiell die Ordnung. Einmal eingescannt, lassen sich die Belege ganz einfach wiederfinden. Die stundenlange Suche nach einer wichtigen Rechnung entfällt damit.
  • Geringerer Papierverbrauch: Ein geringerer Papierverbrauch ist zudem auch aus ökologischen Aspekten sinnvoll. Die Nachhaltigkeit steigt in diesem Sektor also ganz massiv. Dies ist vor allem deshalb zu begrüßen, weil jeder Deutsche im Durchschnitt 250 kg Papier pro Jahr

Nachteile

 

    • Kosten: Ein Selbständiger muss für die Umstellung auf digitale Buchhaltung zuerst einmal Zeit und Kosten aufwenden. Buchhaltungssoftware bringt oft regelmäßige Kosten mit sich. Erfreulicherweise fallen diese jedoch nicht sonderlich hoch aus und sind auch für Kleinunternehmer sehr gut zu stemmen.
    • Lernaufwand: Mit der Installation eines Programms allein ist es nicht getan, denn es bedarf auch eines gewissen Grundverständnisses. Die Benutzerfreundlichkeit vieler Programme erleichtert den Umstieg glücklicherweise. Trotzdem fällt dieser Schritt oft neben dem Tagesgeschäft an.
    • Kontrollverlust: Je mehr die Buchhaltung automatisiert wird, desto weniger menschliche Kontrolle findet letztlich statt. Im schlimmsten Fall kann ein grober und unentdeckter Fehler zu hohen Zusatzkosten oder steuerstrafrechtlichen Konsequenzen führen. Aus diesem Grund ist es also auch weiterhin wichtig, auf die Dienste eines Steuerberaters zu setzen.

 

 

Fazit: Die Vorteile überwiegen eindeutig

 

Der Vergleich von Vor- und Nachteilen, lässt auf jeden Fall den Schluss zu, dass die Vorteile den größeren Part darstellen. Zumal eine Umstellung auf eine digitale Buchführung nur einmal bewerkstelligt werden muss. Ist dieser Schritt erledigt, kann Buchhaltungssoftware mit moderner automatisierter Belegerfassung eine große Hilfe im eigenen Büro darstellen. Somit gehört der berühmte Schuhkarton endlich der Vergangenheit an und es kommt die nötige Ordnung in die Buchhaltung. Es bleibt jedoch auch weiterhin wichtig, die Dienste von Steuerberatern in Anspruch zu nehmen. Nur diese können wirklich rechtssicher prüfen, ob alle Buchungen korrekt verlaufen und sich keine Fehler eingeschlichen haben. Eine weiter fortschreitende Digitalisierung kann in Zukunft dafür sorgen, dass immer mehr Arbeitsschritte in diesem Bereich automatisiert werden. Es bleibt abzuwarten, welche Kontrollmechanismen für diesen Fall entwickelt werden und wie schnelle sich die Finanzbehörden anpassen können.

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